Pandemiyle birlikte hayatımıza girdiğini sandığımız “uzaktan çalışma” aslında yeni bir çalışma şekli değil.
Fakat ilk kez %100 uzaktan çalışmaya başlayan birçok kişiden biriyseniz, muhtemelen düşündüğünüz kadar kolay olmadığının farkına varıyorsunuz.
Evden çalışma düzeninin sağladığı avantajlar ve dezavantajlar arasındaki tartışmalar sonucunda çalışanların ve şirketlerin verimliliği üzerine yoğunlaşılıyor.
Bu noktada uzaktan çalışma ve iş birliği için yapılması gereken şeyleri en etkili hale getirme yöntemlerinin aslında hala farkında değiliz.
Bu alandaki etkili uygulamalar genellikle işi parçalara ayırma üzerine yoğunlaşıyor fakat bu süreçten önce alışkanlıklar ve araçlar hakkında açık bazı noktaların öğrenilmesi hayatınızı son derece kolaylaştıracaktır.
????İletişim
Ekip üyelerinin uzaktan çalışmaya başladıklarında tanışmaları en büyük sorunlardan biri. Özeliikle aynı ekip içerisindeki kişilerin uzaktan da olsa iletişim kurabilmesi önemlidir .
Hangi alanda çalışırsanız çalışın, iletişim oldukça önemlidir. Uzaktan çalışma, koridorda iş arkadaşlarınızın yanından geçmeyeceğiniz ve küçük sohbetler için birbirinizin masasına uğrayamayacağınız anlamına geldiğinden, her gün iletişimde kalmanın başka bir yolunu bulmanız gerekir.
Bu aşamada, ekiplerin daha iyi iletişim kurması için iletişim platformları kullanılması gerekir.
Ekip İçi İletişim Araçları
Slack
Ekip içi haberleşme ve anlık iletişim için en çok tercih edilen uygulamalardan biridir. Üyeler, Slack’e masaüstü uygulamasından, internet tarayıcılarından veya mobil uygulamadan erişebilirler. İş görevleri hakkında detaylı konuşmak için özel veya grup sohbetleri başlatabilirsiniz.
Slack, ekibinizle iletişimi kolaylaştırmak için entegre uygulamalara sahiptir. Google Calendar’dan Zoom’a birçok uygulamayla entegre çalışarak farklı araçları ortak bir yerden kontrol etmeyi kolaylaştırıyor.
Slack, mesajlar için sınırlı depolama alanına sahip ücretsiz bir yaşam planına sahiptir. Mesajlar için daha büyük depolama alanına sahip olmak için ücretli plana yükseltebilirsiniz. Ücretsiz sürümü de mevcuttur.
Timezone.io
Uzaktan çalışma sisteminde farklı ülkelerde yaşayan insanlar farklı zaman dilimlerinde çalışıyor.
Timezone.io, iş arkadaşlarının erişilebilir olup olmadıklarını anlamanıza yardımcı olur. Timezone.io, toplantıları planlamayı , projeler üzerinde işbirliği yapmayı çok daha basit hale getiriyor aynı zamanda ücretsiz kullanım sağlayabilirsiniz.
Whereby
Toplantıları online yürütmek, uzaktan çalışmanın önemli bir parçasıdır. Whereby’nin en büyük avantajı, kullanıcıların oturum açmasına gerek duymadan, tek tıklamayla toplantıya katılabilmesidir.
Toplantılar, toplantı odalarının içindeki tarayıcıda gerçekleştirilir. Bunlar tek bir URL ile paylaşılır ve bir markaya uyacak veya toplantı alanınızı kişiselleştirecek şekilde renklendirilebilir.
Kipwise
Kipwise, dünyanın farklı yerlerinden ekip arkadaşlarının ihtiyaç duydukları bilgilere erişimini sağlayarak, dağıtılmış ekiplerin bilgiyi verimli bir şekilde paylaşmasına ve iletişim gecikmesini azaltmasına yardımcı olan bir bilgi yönetimi aracıdır.
Kipwise’ı kullanarak, yapılandırılmış ve görsel olarak çekici dahili belgeleri kolayca oluşturabilirsiniz.
????Verimlilik
Ofiste veya evinizde ekibinizle çalışırken, üretken kalmak ve verimliliğinizin devamını sağlamak oldukça önemlidir. Bu aşamada, görevlerinizi kolaylaştırmaya ve departmanlar arasında yapılacaklar listesine yardımcı olacak birçok araç var.
Bu aşamada departmanların görevlerini ayrı tutmak, işleri her zaman düzenli ve görevde tutmaya yardımcı olacaktır.
Asana
Asana, ekibinizin projeler oluşturmasına, ortak çalışanlar eklemesine, dosya yüklemesine ve çeşitli projeler ve görevler hakkında yorum yazmasına olanak tanıyan bir proje yönetim platformudur. Bu uygulama, her kullanıcıya bağlı olarak bir Kanban panosu/bir program olarak kullanılabilir.
Herkes ücretsiz bir Asana aboneliğine sahip olabilir ve ekipler çok daha detaylı işbirliği için premium planlara yükseltme yapabilir. Asana, COVID-19 araştırmalarına yardımcı olmak için çalışan ve kar amacı gütmeyen kuruluşlara bir yıllık ücretsiz iş aboneliği sunuyor.
Notion
Notion, birçok pratik özelliğe sahip bir diğer proje yönetimi platformudur. Her proje, takvimlerden yapılacaklar listelerine ve Kanban panolarına kadar bir dizi farklı şekilde ayarlanabilir.
Notion’un sınırlı şekilde ücretsiz bir başlangıç planı mevcut, ancak ekibiniz büyüdükten sonra ücretli planlara da oldukça uygun fiyata sahip olabilirsiniz.
Hubstaff
Hubstaff, uzaktaki ekipler için özel olarak oluşturulmuştur, aynı zamanda takımları kontrol altında tutmak için harika bir araçtır.
Hubstaff, işleri daha da organize etmeye yardımcı olmak için Asana ve Trello gibi diğer üretkenlik uygulamalarıyla da entegre olur.
Hubstaff, sınırlı bir sürece kadar ücretsiz plan sunar, ancak hangi düzeyde üretkenlik özelliklerine ihtiyacınız olduğunu görmek için fiyatlandırma planlarına göz atabilirsiniz.
Zapier
Zapier, uzaktan çalışan ekiplerin işlerini birçok farklı şekilde halletmesine yardımcı olur. Her ekip üyesi yapması gerekenlere göre kendi zap’larına sahip olabilir. Zapier’deki bir eyleme zap denir. Bu araç, temelde, başka türlü hiçbir şekilde bağlanamayacak araçlar arasında bağlantılar oluşturan çok seviyeli bir entegrasyon uygulamasıdır.
Zapier, Google takvim etkinliklerinden yıldızlı Slack mesajları oluşturmanıza kadar çok daha fazlasına yardımcı olur.
Zapier’e ücretsiz bir hesapla başlayabilir ve 5 zap (otomasyon) oluşturabilir veya istediğiniz kadar çok oluşturmak için ücretli planlarına göz atabilirsiniz .
????İçerik Oluşturma ve Tasarım
Farklı yerlerde çalışırken ekip olarak ele alınabilecek bir başka alan ise, içerik oluşturma ve tasarımdır.
Bu liste, hem görsel hem de yazılı içerik oluşturma için uzaktan çalışma araçlarını içerir.
PicMonkey
PicMonkey, görsel pazarlama ve tasarımınız için fotoğrafçılığı geliştirmenize yardımcı olan bir fotoğraf düzenleme aracıdır. PicMonkey’de bir fotoğrafı düzenlemek, diğer eski araçların kullanımına göre daha kolay ve eğlencelidir.
Ekipler, PicMonkey Teams ile fotoğrafları düzenlemek için işbirliği yapabilir. Üyeler yorum bırakabilir ve gerçek zamanlı olarak birlikte oluşturabilir.
PicMonkey, yazılımı denemek için 7 günlük ücretsiz bir deneme sunar ve ücretli abonelikler ekipler için oldukça ekonomiktir.
Visme
Visme, ekip işbirliğini de destekleyen ve dağıtılmış ekipler için grafik tasarımı kolaylaştıran hepsi bir arada bir içerik oluşturma aracıdır.
Dinamik raporlar, infografikler, sunumlar, pazarlama materyalleri ve daha fazlasını oluşturarak kontrol paneli sayesinde ekibinizle paylaşabilirsiniz.
Grammarly
Yazım ve dilbilgisi denetimi için bir araç olan Grammarly oldukça faydalı bir araçtır.
Grammarly ayrıca tek seferlik ücretli abonelik içeren bir ekip planına sahiptir. Program e-posta, Google Dokümanlar, Microsoft Word ve ekibinizin her zaman kullandığı diğer yazma programları üzerinde çalışır.
????Dosya Paylaşımı Uzaktan Çalışma Araçları
Uzaktan çalışan ekipler, çok sayıda çalışma dosyasına sahip olma eğilimindedir. Ülkenin dört bir yanına veya dünyanın dört bir yanına dağılmış üyeler için iyi bir dosya paylaşım uygulaması gereklidir.
Dropbox
Dropbox, kullanıcıların fotoğraf, belge ve daha fazlasını yükleyebileceği başka bir dosya paylaşım uygulamasıdır. Dropbox’ın sunduğu ekstra bir özellik, bir belge ve elektronik tablo oluşturucu olan Paper’dır. Bunlar bir ekip olarak kullanmak için pratiktir.
Dropbox’taki depolama kapasitesi ücretsiz planda sınırlıdır ancak kolayca yükseltilebilir. Dropbox for Business, işleri düzenli tutmaya yardımcı olacak birkaç pratik özelliğe sahiptir.
Google Drive
Belgeler, elektronik tablolar ve sunum slaytlarında oluşturduğunuz tüm çalışmaları, sizin ve ekibinizin kolayca erişebileceği bir klasörde tutar. Ayrıca, Drive klasörlerinize neredeyse her şeyi yükleyebilirsiniz.
Google Drive’ı ekip olarak kullanmak kolaydır. Her seviyede kimin neye ve ne kadar yapabileceklerine erişebilecekleri konusunda tam kontrole sahipsiniz. G Suite ile oluşturulan tüm dosyalarda ortak çalışma gerçek zamanlı olarak yapılabilir.
????Diğer Uzaktan Çalışma Araçları
Aşağıdaki araçlar, e-posta pazarlama uygulamalarını sosyal medya yönetimine ve web semineri yayınına kadar çeşitlendirmektedir.
Agorapulse
Agorapulse, kullanıcıların içerik planları yapmasına, konuşmaları yönetmesine, raporlar oluşturmasına, ekip üyeleriyle işbirliği yapmasına olanak sağlayan sosyal medya yönetim aracıdır.
Pipedrive
Pipedrive, müşteri adaylarınızla iletişimi izlemenize, dönüşüm raporlarını kontrol etmenize ve daha fazlasını yapmanıza olanak tanıyan bir satış CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) aracıdır.
Ekipler Pipedrive’ı ücretsiz bir deneme ile başlatabilir ve ardından şirketlerine ve ekip boyutlarına uygun ücretli bir plana yükseltilebilir.
Livestorm
Livestorm, ekipler için video çözümü sunan bir video akışı uygulamasıdır.
Livestorm ile sitenizdeki bir kayıt widget’ı aracılığıyla canlı veya yinelenen bir web semineri oluşturabilir, tanıtabilir ve iletebilirsiniz.
Livestorm, ücretli bir plana geçmeden önce özellikleri deneyebilmeniz için ücretsiz bir temel plan sunar .
