Ofis dışında maili, insanlara hangi tarihlerde ofiste olmadığınızı ya da çalışmadığınızı bildiren bir otomatik yanıt e-posta’sıdır
Basit bir şey gibi görünse de, ofis dışında veya tatilde olduğunuzda otomatik mail yazmak, iş arkadaşlarınıza ne zaman bir yanıt bekleyeceklerini ve siz yokken kiminle iletişime geçeceklerini bildirmek için oldukça kullanışlıdır. Genellikle tatiller, hastalık izni ve diğer uzun süreli devamsızlıklar için uygun iş görgü kuralları olarak kabul edilirler.
Fakat herhangi bir profesyonel otomatik yanıt e-posta’sı yazarken dikkatli olmanız gerekir. Bu maili yazarken mesajınız net değilse veya eksikse, siz dışarıdayken ve döndüğünüzde sorunlara neden olabilir.
Örneğin, gideceğiniz tarihleri açıkça belirtmezseniz, ofisteki iş arkadaşlarınız ve müşterileriniz size birden fazla e-posta gönderebilir, bu da gelen kutunuzu tıkar ve geri döndüğünüzde işlere yetişmenizi zorlaştırabilir. Ve yokluğunuzda yardımcı olabilecek iş arkadaşlarınız için giden mesajınıza isim ve iletişim bilgilerini eklemezseniz, e-posta trafiği yine içinden çıkılmaz bir hal alabilir.
Ofis Dışında veya Tatilde Maili Neden Önemlidir?
Ofis dışında maili’nin hazırlanması, müşterilerinizin ve ilgili kişilerin bulunduğunuz yer hakkında bilgilendirilmesine yardımcı olur. Biri size ulaşmaya çalışıyorsa, şu anda onlara geri dönemeyeceğiniz konusunda kibarca bilgilendirme yapar.
Otomatik ofis dışında maili, tatilden dönerken yanıtlanmayan e-posta’ların sayısını azaltmaya da yardımcı olur. İnsanlara tatilde olduğunuzu mailinizde gördükten sonra, onlara daha uygun bir zamanda organize bir şekilde geri dönme özgürlüğüne sahip olursunuz.
Her şeyden önce, ofis dışında maili’i, müşterilerinizin siz yokken ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlar. Diğer iletişim biçimlerini dahil ederek (numaranızı e-posta’da belirtmek gibi) veya gelen mail’leri diğer takım arkadaşlarına yönlendirerek siz ofiste olmadan da sorunu çözebilirsiniz.
Ofis Dışında veya Tatilde Maili Nasıl Yazılır?
Ofis dışında olduğunuzu bildiren otomatik bir yanıtlayıcı kurmak, e-posta’nızı güvenle geride bırakmanın harika bir yoludur. Bununla birlikte, yardımcı olmayan otomatik bir yanıt almaktan daha kötü bir şey yoktur.
Bu yüzden ofis dışında e-posta’nızın bilgi vermesini ve neden hemen yanıt vermediğinizi netleştirmeniz gerekir.
Ofis dışında veya tatilde mail’iniz aşağıdakileri içermelidir:
Ofis dışında olduğunuzu belirtin (paylaşmak konusunda rahatsanız, kendinizi baskı altında hissetmiyorsanız, nedenini belirtin).
Geri dönmeyi planladığınız tarihi ekleyin.
Sık sorulan soruları yanıtlayan kaynakların bağlantılarını ekleyin.
Yokluğunuzda kiminle iletişime geçileceğini netleştirin (acil mesajlar/istekler için).
Yukarıdaki kuralları uygular ve ne kadar net olursanız, o kadar az takip e-posta’sı alırsınız.
Birden Fazla Ofis Dışında E-posta’sı Gerekli Midir?
Yalnızca bir gelen kutusunu yönetiyorsanız, ofis dışındayken bir tane ofis dışında mesajınız olması yeterlidir. Ancak, birden fazla gelen kutusuyla ilgileniyorsanız, paylaşmanız gerekebilecek farklı bilgilere bağlı olarak küçük değişikliklerle birkaç ofis dışında e-posta’nız olması mantıklı olabilir.
Ofis Dışında veya Tatilde Mail Örnekleri
Ofis dışında mail’iniz, paylaşmak istediğiniz bilgi türüne bağlı olarak farklılaşacak olsa da, dışarıda olduğunuzu ve belirli bir tarihte geri döneceğinizi söylemek kadar basittir.
Ne kadar basit olursa olsun, ilham almanız için profesyonel ofis dışı mail’leri için bazı örnekleri aşağıda bulabilirsiniz.
#1 Profesyonel ofis dışında mail örneği
Merhaba,
Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz. Şu anda [tarih] tarihine kadar [neden ekleme seçeneği—tatilde, konferansta, vb.] şehir dışında olacağım, ancak mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.
Saygılarımla,
[Adınız]
#2 Profesyonel ofis dışında mail örneği
E-posta’nız için teşekkürler. Şu anda ofis dışındayım ve e-posta’ya erişimim yok; [tarih] tarihinde ofise döneceğim ve mümkün olan en kısa sürede sizinle iletişime geçeceğim.
Bilginize.
[Adınız]
#3 Alternatif sunan ofis dışında mail örneği
Merhaba,
E-posta’nız için teşekkürler; Şu anda [tarih] tarihine kadar [ofis dışında olma nedeni] ofis dışındayım, ancak mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.
Bu arada, soru ve sorunlarınız için [iletişime geçilecek kişi] ile iletişime geçmekten çekinmeyin. Lütfen [iletişim bilgileri] adresinden [iletişime geçilecek kişi] iletişime geçin.
Saygılarımla,
[Adınız]
#4 Alternatif sunan ofis dışında mail örneği
Bize ulaştığınız için teşekkürler. Şu anda [sebep] için ofis dışındayım, ancak [tarih] tarihinde döneceğim. Acil bir durumsa veya sorunuzun en kısa sürede yanıtlanmasına gerçekten ihtiyacınız varsa, [iletişime geçilecek kişi] size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır. [İletişime geçilecek kişi] ile [iletişim bilgileri] adresinden ulaşabilirsiniz.
Bilginize.
[Adınız]
#5 Kaynak paylaşımı için ofis dışında mail örneği
Merhaba,
Eposta’nız için teşekkürler. Şu anda ofis dışındayım, ancak mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.
Bu arada, soru ve sorunlarınız için size yardımcı olabilecek bazı kaynaklar aşağıda paylaşmak isterim:
[soru a] hakkında yazıyorsanız, bununla ilgili daha fazla bilgiyi buradan [bir bağlantıyla] öğrenebilirsiniz.
[Soru b] hakkında yazıyorsanız, bununla ilgili daha fazla bilgiyi buradan [bir bağlantıyla] edinebilirsiniz.
Hala sorularınız mı var? Daha fazla bilgi için [iletişim bilgileri] adresinden [iletişime geçilecek kişi] ile iletişime geçmekten çekinmeyin.
Saygılarımla,
[Adınız]
#6 Kaynak paylaşımı için ofis dışında mail örneği
Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkürler. Şu anda ofisten uzaktayız, ancak tüm ekip [tarih] günü dönecek.
O zamana kadar [bağlantılı SSS/bilgi tabanı/vb.] sayfamıza göz atarak sorularınızın cevaplarına ulaşabilirsiniz. Bu kaynaklarda sık sorulan birçok soruyu ele aldık. Böylece sorunuza bu kaynaklardan bir cevap bulabilirsiniz.
En kısa sürede sizinle iletişime geçeceğiz.
Sabrınız için şimdiden teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[Departman adı]
