Akıllı telefonlar o kadar popüler ki; telefon görüşmelerinin, metin mesajlarının, görüntülü sohbetin, Slack, Trello veya sadece sosyal medyanın, en popüler iletişim biçimi olarak e-posta’yı geçeceği varsayabilir ve e-posta’nın eski bir iletişim aracı olduğunu düşünebilirsiniz. Fakat e-posta’lar hala bir seçenek olarak değil, bir ofisin tüm önemli iletişimleri için varsayılan olarak kullanımdadır. Diğer saydığımız iletişim araçları ise şaşırtıcı şekilde, e-posta’nın sadece büyümesine katkı sağlamıştır.
E-posta, işletmeler arasında en belirgin iletişim ve ortak çalışma biçimidir ve bunun yakın zamanda değişmesi beklenmiyor. Yapılan çalışmalar, her gün, çeşitli göndericilerden çeşitli alıcılara milyonlarca iş e-posta’sı gönderildiğini gösteriyor. Dünya çapında 2,5 milyardan fazla e-posta kullanıcısı var ve bu sayının gelecek yılın sonuna kadar 2,9 milyara çıkması bekleniyor. Bu, bir veya daha fazla aktif e-posta hesabını çalıştıran küresel nüfusun üçte birinden fazlasını temsil ediyor. Şu anda, mevcut e-posta hesaplarının yalnızca yüzde 25’i ticari hesaplar olsa da, kişisel eposta’larda olduğu gibi ticari e-posta‘larda da hızlı bir artış beklenmektedir. Ortalama bir ofis çalışanı, günde 121 e-posta iletisi gönderip alır.
E-posta, işbirliğine dayalı ve iletişimsel toplumun büyük bir parçasıdır. Geleneksel olarak anında, üretken, düşük maliyetli bir iletişim ve işbirliği aracı olarak konumlanmıştır. Bugün, e-posta’nın birçok alternatifi var, ancak yine de e-posta, tüm iletişimler için önemli bir araç olarak piyasaya hakim.
Peki e-posta’yla bu kadar çekici kılan nedir? Yıllardır kullandığımız bir iletişim aracı olduğu için mi e-posta kullanıyoruz yoksa e-posta daha fazlasını mı içeriyor?
Bu sorunun cevabını bulmak için e-posta’nın işletmeler için sağladığı faydalara bakalım.
1. E-Posta, Herkes Tarafından Kullanılır
E-posta’ların lehine ilk ve en büyük neden yaygın olmasıdır. Çünkü herkes e-posta kullanır. Bugünlerde en az bir e-posta hesabı olmayan birini bulmak neredeyse imkansızdır. Bu, e-posta’yı modern işletmeler için sahip olunması gereken bir şey haline getirir.
2. E-Posta, Anında İletişim Sağlar ve Müdahaleci Değildir
E-posta’lar anlıktır ancak rahatsız edici değildir. Alıcıya yanıt vermesi için zaman verir, alıcının odaklanabileceği şekilde yapılandırılmıştır. Odaklanmış çalışmayı mümkün kılan önemli bir özelliğe sahiptir. E-posta’larla, bildirimler yalnızca kritik mesajları gösterecek şekilde de ayarlanabilir.
3. E-Posta, Kalıcı ve Organize Edilebilirdir
Doğru depolama özellikleri kullanılırsa, e-posta’lar kalıcıdır. E-posta’nın en kullanışlı özelliği konuya göre düzenleme yapılabilmesidir. Bu, e-posta’nın etkili bir iletişim aracı olarak ayırt edilmesini sağlar. Bir konudaki tüm ilgili iletişim tek bir konuşma dizisi halinde organize edilebilir. Gürültülü bir iletişim ortamında bu çok önemli bir üretkenlik sağlar. Doğru bilgiyi bulmak için gereksiz zaman kaybetmeniz gerekmez, sadece doğru e-posta dizisinde arama yapmanız gerekir. Birkaç yinelenen ve klasör içeren birden çok iş varsa, e-posta hizmeti içindeki temizleme aracı gelen kutusunu temizlemeye yardımcı olur. Ayrıca sizinle alakalı olmayan bütün bir konuşmayı da göz ardı edebilirsiniz.
E-Posta Kalıcı ve Organize Edilebilirdir
4. E- Posta, İletişim İçin Güvenli Bir Ortam Sağlar
E-posta, kuruluşlar için kritik bir gereksinim olan iletişim için güvenli bir ortam sağlar. Bugün, e-posta iletişimini korumak için çok katmanlı bir güvenlik stratejisi kullanan yeni nesil güvenlik çözümleri vardır. E-posta güvenliği, bir kuruluşun veya işletmenin ihtiyaçlarına bağlı olarak, güvenli iletişim için kendi kriterlerini ve filtrelerini özelleştirmesine de olanak tanır. Daha fazla güvenlik için gelişmiş ayarlar da mevcuttur. E-postalar kriptografik olarak imzalanabilir, metin ve ekler şifrelenebilir, böylece yalnızca hedeflenen alıcı bunları açabilir.
5. E- Posta, Pazarlama İletişimi İçin Kullanılır
Popüler bir sosyal medya dünyasında yaşasak bile McKinsey, işletmelerin yeni müşteriler bulmasına yardımcı olmak için e-posta’nın Facebook ve Twitter’ın birleşiminden 40 kat daha etkili olduğunu dile getiriyor. E-posta, çoğu insanın her gün ziyaret ettiği bir yer. Bu nedenle, fark edilmenin en uygun maliyetli yolu.
6. E- Posta, Zamanı Yönetir ve Daha Verimli Toplantılar Düzenlemenizi Sağlar
Takvimler, e-posta hizmetlerinin ayrılmaz bir özelliği haline gelmiştir. Toplantılar, entegre takvimde katılımcıların uygunluk durumuna bakılırken planlanabilir. İlgili e-posta iletişimleri birbirine bağlanarak ve doğru dosyalar toplantılara eklenerek toplantılar daha bağlamsal hale getirilebilir.
E-posta hizmetlerinin uzantıları olarak sunulan Webex, Zoom ve Skype gibi çeşitli toplantı araçları, kuruluşların daha iyi toplantılar yapmasını sağlar. Toplantıların faydası, yanıtlar izlenerek de değerlendirilebilir ve ilgili bilgiler (dosyalar, resimler, vb.) davet edilen çevrede kalabilir.
E- Posta, Zamanı Yönetir ve Daha Verimli Toplantılar Düzenlemenizi Sağlar
7. E-Posta, Saat Dilimlerini Yönetir
Günümüzün birden çok çalışma konumunda, saat dilimlerini yönetmek başlı başına bir görevdir. E-posta’larla entegre edilen takvimler, farklı konumlarda birden çok saat diliminin etkili planlama, toplantı ve beyin fırtınası oturumları için işbirliği yapmasına olanak tanır.
8. E-Posta, Mobildir
Standart e-posta hizmetleri, doğrudan gelen bir e-posta’dan görev atamanıza izin verir. Devredilen görevlerde yapılan ilerlemeler izlenebilir ve takip edilebilir. Tatile gidecekseniz, organizasyondaki rolünüz hala aktif kalabilir. Otomatik yanıt temel bir özellik olsa da, e-posta ve takvim yönetimi, gelişmiş ayarlarda birkaç tıklama ile geçici olarak başka birine devredilebilir.
9. E-Posta, Organize Eder ve Otomatikleştirir
Her gün milyonlarca e-posta gönderiliyor. Bu yüzden e-posta’ları, uygun önceliklendirme ve eylem için klasörler halinde daha iyi organize etmek için kurallar oluşturulabilir. Belirli bilgileri belirli bir grup insana iletmek ve bir grup alıcıyı bir toplantıya davet etmek gibi düzenli görevler otomatikleştirilebilir.
Yukarıdaki listedeki maddeler, e-posta’yı şirketler için en güvenilir iletişim aracı yapan en önemli nedenlerdir. Bunların dışında e-posta ile gelecekte belirli bir zamanda belirli bir bilgiyi paylaşmak istiyorsanız, ileri bir tarihte teslim edilmek üzere bir mesaj yazabilirsiniz. Bazı durumlarda, gönderilen bir mesajı “geri alabilir” ve istenmeyen sonuçlardan kaçınabilirsiniz. “Okundu bilgisi” isteyerek e-posta’larınızı kimlerin okuduğunu takip edebilir ve böylece etkili iletişim için plan yapabilirsiniz. Yapay zeka destekli yanıtlarla, süper verimli olabilir ve tek bir tıklamayla yanıtınızı seçebilirsiniz.
Gördüğünüz gibi e-posta sadece zamana meydan okumakla kalmadı, aynı zamanda güncelliğini koruyacak şekilde gelişti ve günümüzde ofislerde hala en etkili iletişim aracı olarak kullanılıyor.
