Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarını, gönderildiği biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu tespit eden ve gönderilen içeriğin değişmemesini ve güvenli hale gelmesini sağlayan bir sistemdir. Dünyanın pek çok gelişmiş ülkesinde uzun yıllardır kullanılan KEP sistemi ülkemizde de faaliyettedir.
Belirli bir zamanda iletilmesi gereken önemli bir e-posta’nı olduğunu hayal edin. Alıcı e-posta’yı aldığını reddetse bile, gerçekten e-posta’yı göndermiş olduğunuzu ve alıcınızın aldığını nasıl kanıtlayabilirsiniz?
KEP yani kayıtlı elektronik posta ile…
Önemli bir iletişim söz konusu olduğunda, bireyler ve işletmeler daha güvenli ve yasal kesinlik ile iletişim kurmak için normal e-posta yerine kayıtlı elektronik postayı (KEP) tercih eder.
Kamu kurumları, her sektörden işletmeler ve isteyen tüm vatandaşlar, hazırladıkları tüm belge ve içerikleri KEP sistemi üzerinden hızlı ve güvenli bir şekilde gönderebilir.
Bu blog yazısında, KEP hakkında bilmeniz gereken her şeyi, KEP’e neden ihtiyacınız olduğunu ve KEP adresinin nasıl alınacağını öğreneceksiniz.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?
KEP yani kayıtlı elektronik posta olarak da bilinen e-posta, kanunen geçerli ve teknik olarak güvenilir e-posta’dır. Gönderene e-posta’nın gönderilip alıcılara teslim edildiğini reddedilemez bir şekilde kanıtlayan bir kanıt makbuzu sağlayan, alıcının e-posta’yı ne zaman aldığını ve okuyup okumadığını bildiren bir sistemdir. KEP, kayıtlı bir mektubun çevrimiçi karşılığı gibidir
Geleneksel bir e-posta’nın aksine, kayıtlı bir e-posta gönderdiğinizde, e-posta’nın orijinal içeriğini ve eklerini, alıcılara gerçek zamanlı olarak teslim edildiğini kanıtlayan bir kanıt makbuzu alırsınız.
Peki KEP adresini nereden alabilirsiniz?
BTK’nın web sitesinde KEP adresi alabileceğiniz sağlayıcıların bir listesi verilmiştir. Bu listeye aşağıdaki görselden ulaşabilirsiniz.
Yukarıdaki gibi kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları, kayıtlı e-posta’ların gönderilmesini mümkün kılar. İletişimi onaylar, iletilen verilerle ilgili sağlam kanıtlar sağlar(buna gönderme ve alma kanıtı da dahildir) ve iletilen verileri kayıp, hırsızlık, hasar veya yetkisiz değişiklik risklerine karşı korurlar.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sistemi Nasıl Çalışır?
Sistemin nasıl çalıştığını anlamak oldukça basittir. Bir e-posta kaydedildiğinde, e-posta’yı doğrulamayı mümkün kılan ve değiştirilmediğinden emin olan benzersiz bir parmak izi atanır. E-posta, alıcının posta sunucusuna teslim edildiğinde, e-posta’nın kabul edildiğini ve teslim edildiğini onaylayan alıcının sunucusunun standart yanıt kodu dahil olmak üzere tüm ilgili iletim verileri kaydedilir.
Son olarak, kanıt makbuzu bir PDF dosyası olarak verilir ve bütünlüğü korumak için e-imza yapılır ve zaman damgası kullanılır. Kimin (gönderenin) neyi (içerik ve ekler), kime (alıcı / alıcılar) ve ne zaman (tam gönderim ve teslimat tarihi) gönderdiğini gösteren e-posta aktarım işlemi sırasında toplanan tüm dijital kanıtları içerir.
Geleneksel bir e-posta, iletişimde yer alan taraflardan biri tarafından manipüle edilmiş olabileceği için her zaman güvenilir kanıt olamaz. Kayıtlı e-posta, bir e-posta iletişiminin gerçekliğini ve bütünlüğünü korumak için sağlam bir kanıt sağlar.
PTT KEP Sistemi
PTT KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkan sağlayan bir sistemdir. Kullanıcılara genel e-posta hizmetlerine ilave olarak
E-postaların ilgili kişiye gönderilip gönderilmediği,
Gönderilmişse ulaşıp ulaşmadığı
Gönderilen e-postaya erişilip erişilmediği,
E-postanın iletilme zamanını tespit edecek,
İçeriğin değişmediğini garanti edecek,
Hukuken geçerli delil seti oluşturacak şekilde muhafaza edecek sistemdir.
KEP’in Kullanmak Zorunda Mıyım?
Kayıtlı veya onaylı bir e-posta, neredeyse tüm ülkelerde mahkemelerde yasal olarak tanınan ve ispat değeri olan güvenilir bir iletişimdir.
KEP, uluslararası olarak kullanılmakta ve tanınmaktadır. Her şeyden önce, kayıtlı elektronik posta çoğu ülkede uluslararası olarak kabul edilir ve her gün milyonlarca iletişimi kanıtlamak için yoğun bir şekilde kullanılır.
Ülkemizde KEP ile ilgili düzenlemelerde kullanıma ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Fakat Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin “Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma” başlıklı 7. maddesine göre, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik olarak tebligat yapılması bir zorunluluktur. Bu yüzden bu şirketlerin KEP hesabı sahibi olmaları zorunludur. Gerçek ve tüzel kişilerde bu durum isteğe bağlıdır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Ne İçin Kullanılır?
Kayıtlı elektronik posta, e-posta iletişimlerine yasal kesinlik ve kanıt niteliğinde değer sağlar. Gelecekte karşılaşabilecek potansiyel yasal ve finansal riskleri ortadan kaldırmak veya en aza indirmek için güvenilir kanıtlara sahip olmak isteyen bireyler ve işletmeler tarafından kullanılır.
Geleceği henüz tahmin edemeyeceğiniz için, her ihtimale karşı kayıtlı elektronik postayı bir önlem olarak kullanmak mantıklıdır. Bir anlaşmazlık durumunda, e-posta iletişimlerinizin güçlü bir yasal kanıtı size her zaman üstünlük sağlayacaktır.
KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?
Yukarıda KEP adresi alabileceğiniz sağlayıcıların bir listesini vermiştik. PTT üzerinden KEP adresi almak istiyorsanız, öncelikle üyelik işlemlerinizi tamamlayarak işe başlayın ve üye başvurusunda bulunmak için gerekli belgeleri hazırlayarak bir PTT Merkez Müdürlüğüne gidin. İşlemlerinizi online olarak yapmak istiyorsanız, aşağıdaki linki tıklayabilirsiniz.
Home
KEP Başvurusu İçin Gerekli Belgeler
Gerçek Kişi Başvuruları
Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan geçerli resmî belge.
Online olarak gerçekleştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası.
Başvuru Belgeleri ile ilgili detaylı bilgiye Gerçek Kişi Başvuru Belgelerinden; işlemlerin nasıl yapılacağı ile ilgili bilgiye ise, Online Başvuru Ve Ön Başvuru Sayfasından erişebilirsiniz.
Kamu Kurumu Başvuruları
DETSİS Numarası bulunan Kurumlar Online Ön Başvuru sırasında Kamu Kurumu olarak başvurmalıdır.
Kurum üst düzey yetkilisince imzalı resmî yazı (Resmî yazıda Kurumun DETSİS numarası açıkça yer almalıdır. Resmi yazı örneği Kamu Kurumu Başvuru Belgelerinde mevcuttur.).
Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
Online olarak gerçekleştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası.
Başvuru Belgeleri ile ilgili detaylı bilgiye Kamu Kurumu Başvuru Belgelerinden; işlemlerin nasıl yapılacağı ile ilgili bilgiye Online Başvuru Ve Ön Başvuru Sayfasından erişebilirsiniz.
Tüzel Kişi Başvuruları
MERSİS Numarası bulunan tüzel kişiler Online Ön Başvuru sırasında Tüzel Kişi olarak başvurmalıdır.
Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.
Noter onaylı imza sirküleri (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir. Noter onaylı imza sirkülerinin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.).
Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
Başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcilerinin yetki verdiği kişi ise; şirketin kanuni temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirketin kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
Online olarak gerçekleştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası.
Başvuru Belgeleri ile ilgili detaylı bilgiye Tüzel Kişi Başvuru Belgelerinden ve Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesinden, işlemlerin nasıl yapılacağı ile ilgili bilgiye Online Başvuru Ve Ön Başvuru Sayfasından erişebilirsiniz.
Diğer Tüzel Kişi Başvuruları
DETSİS veya MERSİS Numarası bulunmayan tüzel kişiler Online Ön Başvuru sırasında Diğer Tüzel Kişi olarak başvurmalıdır.
Tüzel kişinin nevîni gösterir belge (Vakıf Senedi, Kuruluş Tüzüğü, Ana Sözleşme vb.) ve gerekirse bağlı bulunduğu tüzel kişiden alınmış resmî yazı.
KEP hesabı açılmasına ilişkin resmî talep yazısı (Tüzel kişiyi temsile yetkili kişi tarafından imzalanmış, PTT Merkezinden başvuru yapacak kişinin adı, soyadı ve T.C. Kimlik Numarasının yer aldığı, tüzel kişi adına KEP hesabı açılması talebinin açıkça belirtildiği yazı).
Noter onaylı imza sirküleri (İmza sirkülerinde, kimlerin tüzel kişiyi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir. Noter onaylı imza sirkülerinin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.).
e-Vergi Levhası Çıktısı (e-Devlet kapısı üzerinden ya da Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesi üzerinden alınmış e-Vergi Levhası Çıktısı.)
Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
Online olarak gerçekleştirilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası.
Başvuru Belgeleri ile ilgili detaylı bilgiye Diğer Tüzel Kişi Başvuru Belgelerinden, işlemlerin nasıl yapılacağı ile ilgili bilgiye Online Başvuru Ve Ön Başvuru Sayfasından erişebilirsiniz.
KEP İle İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. KEP için e-imza (elektronik imza) gerekli mi?
Eğer e-posta’yı gönderen tarafsanız, KEP için e-imza almanız gerekiyor. Alıcıysanız, böyle bir zorunluluğunuz yok.
2. KEP adresi fiyatları nedir?
KEP adresi fiyatları 5- 10 MB arası 4,00 TL; 10- 15 MB arası 6,00 TL’dir.
3. Kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı başkasına devredilebilir mi?
Kayıtlı elektronik posta (KEP) hesaplarını başkasına devredemez ve aktaramazsınız.
4. Kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabımın şifresini unuttum, şimdi ne olacak?
KEPHS’lerin çağrı merkezlerini arayarak konu hakkında destek alabilirsiniz.
5. Gerçek ve tüzel kişiler kayıtlı elektronik posta (KEP) kullanmak zorunda mıdır?
Ülkemizde KEP ile ilgili düzenlemelerde kullanıma ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Gerçek ve tüzel kişilerde bu durum isteğe bağlıdır.
