E-Posta Arşivi Nedir?
E-posta arşivi, bir kuruluştaki tüm gelen, giden ve dahili e-postaların bir bulut ortamında veya şirket içi bir cihazda tutulduğu, indekslendiği, tekilleştirildiği ve arşivlendiği otomatik bir süreçtir.
E-posta arşivleme başlangıçta yasal uyumluluk ve depolama yönetimi amaçları için kullanılıyordu, ancak artık kurumsal bilgi ve elektronik kayıt yönetiminin temel bir parçası olarak görülüyor.
E-posta Arşivleme Ne İçin Kullanılır?
E-posta arşivleme, tüm e-posta’larınızı korumak ve kayıtlarınızı daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olmak için kullanılır. E-posta arşivleme, özel ve hassas bilgiler içeren e-posta’larla başa çıkmanın mükemmel bir yoludur.
Bu, e-posta arşivleme ile şunları yapabileceğiniz anlamına gelir:
Araştırma veya dava vakalarında, daha hızlı yanıt vermek
Tüm kayıp veya silinmiş e-posta’ları kurtarmak
Yanıt süresini kısaltmak
E-posta’larda yer alan fikri mülkiyeti korumak
Sunucunuzun depolama kapasitesini optimize etmek
Arşivdeki E-posta’lar Nereye Gider? Silinir Mi?
Arşivdeki E-posta'lar Nereye Gider? Silinir Mi?
Hayır. E-posta’ları arşivlediğinizde, bunlar yalnızca gelen kutunuzdan istediğiniz zaman erişebileceğiniz arşivinize taşınır. Bu, gelen kutunuzu düzenlemenin ve daha sonra herhangi bir noktada kolayca alabileceğiniz ve çeşitli biçimlere aktarabileceğiniz ilgili tüm belgeleri korumanın düzgün bir yoludur.
Neden E-posta’larınızı Arşivlemeniz Gerekiyor?
Varsayılan olarak, çoğu kişi e-posta’larını arşivlemek yerine siler. Birisine neden e-posta’larını sildiğini sorarsanız, size büyük olasılıkla e-posta’larını düzenli tutmak ve e-posta kutusu karmaşasını azaltmak istediği için onları sildiğini söyleyecektir.
E-posta’ları silme seçeneğinin bize verilmesinin asıl nedeni basittir; onları saklamak için sınırlı alan vardır. Fakat bir şirkette çalışıyorsanız? Veri güvenliği ve saklanmasına ilişkin bugün hemen hemen her ülkede bağlayıcı yasalar bulunduğu düşünülürse, bu durumlarda, e-posta silme işlemi ne kadar cazip görünse de, e-posta’ları arşivlemek daha güvenli ve ekonomiktir.
Peki tam olarak e-posta’larınızı neden arşivlemelisiniz?
Gelen kutunuzda yüzlerce veya binlerce e-posta olduğunda, önemli e-posta’lar hızla gözden kaybolur. İstediğiniz zaman belirli e-posta’ları bulmanız çok daha zor bir hal alır. Ayrıca gelen kutunuzda çok fazla e-posta olması, posta istemcinizin daha yavaş çalışmasını sağlar.
Ayrıca yasal ve sektöre özgü düzenlemelere uymak, işinizi olası yasal işlemlerde korumak, sunucu alanını korumak, herhangi bir zamanda tüm iş kayıtlarına erişim sağlamak ve riski en aza indirmek için e-posta’larınızı arşivlemelisiniz.
Bazı durumlarda, şirketlerin e-postalarını (e-postaların resmi ticari kayıtlar olarak kabul edilmesinden dolayı) belirli bir süre saklamaları kanunen zorunlu kılınmıştır. Çalıştığınız sektöre bağlı olarak, bu saklama süresi değişebilir.
Ancak, e-postalarınızı yasaların öngördüğünden daha uzun süre arşivde tutmayı seçebilirsiniz.
Bir yandan, bu iyi bir karar olabilir çünkü daha uzun bir saklama süresi iş sürekliliğini sağlar ve geçmiş iş kararlarını deşifre etmek için eski e-posta’lara güvenmenize izin verir.
Öte yandan, e-posta’larınızı arşivde ne kadar uzun süre tutarsanız, birinin onları tehlikeye atma riski o kadar artar.
Sonuç olarak, tüm e-posta’larınızı gelen kutunuzda tutmanın bir anlamı yoktur.
Bunu akılda tutarak, bir e-posta’yı işlemeniz ve ardından e-posta’yı silmeniz veya arşivlemeniz gerekir.
E-posta’lar Arşivde Ne Kadar Kalmalı?
Aslında bunun cevabı size bağlıdır. E-posta’larınız arşivde sizin onlara ihtiyacınız olduğu süre boyunca kalır. Kayıtlarınızı sakladığınız süre, kayıtların amacına bağlıdır. Hangi arşivleyiciyi kullandığınıza bağlı olarak, özel saklama süreleri belirleyebilir ve e-posta’ları istediğiniz kadar saklayabilirsiniz.
Örneğin, bir proje bittikten sonra, belirli bir e-posta’yı bir daha asla görüntülemenize gerek kalmayacaktır.
Peki ya benzer bir proje ortaya çıkarsa ve bir öncekine bir göz atmanız gerekirse ya da şirketiniz bu projeyle ilgili olarak dava açarsa ve bunun uygulanmasına ilişkin tüm iletişimin mahkemede delil olarak sunulması gerekiyorsa?
İşletmenizi kurtarabilecek bir e-posta aramaya gitmek ve ardından onu bir yıl önce sildiğinizin farkına varmak şirketinizin parasına ve itibarına mal olabilir. Bu yüzden belirli e-posta’ları arşivlerinizde ihtiyacınız olabildiğince saklamanız gerekir.
Neden E-posta Arşivleriz?
Gelen kutunuzda yüzlerce veya binlerce e-posta olduğunda, önemli e-posta’lar hızla gözden kaybolur. İstediğiniz zaman belirli e-posta’ları bulmanız çok daha zor bir hal alır. Ayrıca gelen kutunuzda çok fazla e-posta olması, posta istemcinizin daha yavaş çalışmasını sağlar ve depolama alanınız dolabilir.
Sonuç olarak, tüm e-posta’larınızı gelen kutunuzda tutmanın bir anlamı yoktur.
Bunu akılda tutarak, bir e-posta’yı işlemeniz ve ardından e-posta’yı silmeniz veya arşivlemeniz gerekir.
Kaç E-posta Arşivlemelisiniz?
Tek seferde arşivlemek istediğiniz e-posta’ların sayısı size bağlıdır. Gelen kutunuzun boş olması geçici, hatta neredeyse imkansızdır. Adresinizi bilen herhangi biri size bir şey gönderebileceğinden, gelen kutunuza nelerin geleceğini kontrol edemezsiniz. Dolayısıyla, gelen kutunuzu boşaltmayı başarsanız bile boş kalmaz.
Bir e-posta’yı saklamanız gerekmiyorsa, arşivlemeniz gerekmez, silebilirsiniz. Bu, depolama alanından tasarruf etmek için mükemmel bir seçenektir.
Bu nedenle, tüm çabalarınızı gelen kutunuzdaki her bir postayı arşivlemeye (veya silmeye) odaklamak yerine, e-posta stresinizi azaltacak ulaşılabilir hedeflere odaklanın.
